医学界新聞

グラフィックレコーディングのはじめかた

連載 岸 智子

2020.08.10

会議の進行を行う時に,参加者の発言を記録すると議論が空中戦にならずに済みます。それは議論の内容を可視化することで,参加者の認識を合わせられるからです。文字だけで記録しても十分に効果を発揮しますが,これまで紹介してきたグラフィックレコーディングの手法を用いてみましょう。絵や図を用いることで,その場で話されたことがより鮮明に伝わるはずです。

会議やミーティングでのグラフィックレコーディングの活用法について,私自身の体験談を少しご紹介します。グラフィックレコーディングを始めた頃,セミナーや勉強会に出席してはその内容をイラストや図を使って記録していました。ある時,私の記録を見た友人から「今度,仲間が新規事業を立ち上げることになった。ついては企画を練るワークショップを開催するので,その様子を記録してくれないか?」との依頼を受けました。二つ返事でOKし,実際にワークショップに参加。進行手順や参加者の発言を図や絵を交えて記録しました。

途中,描いたグラフィックレコーディングを見せながら,何度かこれまでの話を振り返りました。すると,話の内容が整理され,検討しなければならないことを確認でき,「進行の軌道修正をしながら結論に導く」というプロセスがごく自然に行われていったのです。グラフィックレコーディングが議論を活性化させ,実践の推進力となることを体感した出来事でした。

このように,記録を場に共有するだけで議論が実りあるものになります。まずは自分のノートを場に出すことから始めてみてはいかがでしょうか。

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4,5人程度の少人数の会議や打ち合わせでは,A4サイズの紙に少し大きめの文字で記録するとよいでしょう。描いている様子を参加者全員で見ながら議論を進めることで,参加者の視線が記録に集まり,トピック(議題)に集中できます。

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こうした記録で大事なことは,「会議の議題」と,何をどこまで決めるのかという「会議の目標」を,参加者が確認できる場所に記載しておくことです。そうすることで仮に話が脱線しても,記録をたどれば何が話されていたのか,決定事項は何か,他に検討しなければならないことはないかなど,その会議の議題や目標をすぐに確認し,軌道修正が図れます。

会議の記録だからといって特別なことはありません。普段のノート(記録)と同じように,文字だけではなく絵や図を用いて構造化しながら描いていけばよいのです。発言の中で強く主張していたことや反対意見など,感情が現れたと思われる場面を描き留めていくとよいでしょう。疑問や質問,その回答なども併せて記録しておくことで,決定に至るプロセスを可視化できます。

また,1対1の面談の場面でもノートを見せるのは有効です。話をきちんと聞いてくれているという安心感を相手に与えられ,話し合いがスムーズに進みます。

参加者が多い会議では大きな面,例えばホワイトボードを使って記録します。ホワイトボードに記録しながら会議を進める利点はいくつかあります。まず,参加者の視線がホワイトボードに集まることです。ホワイトボードは目線よりもやや高い位置に設置されているため,参加者全員の目線が上がり,前向きな議論がしやすい雰囲気を創り出します。また,描いた内容が発言者の意図と異なっている場合には,その場ですぐに訂正できるため,参加者同士の解釈の齟齬が生まれにくくなります

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ホワイトボードへの記録も基本的には普段のノートと同じです。面積が大きいので最初は戸惑うかもしれませんが,少し遠くからでも確認できるようにできるだけ大きな文字で描き出すとよいでしょう。ただし,「会議の進行」と「ホワイトボード記録」を同時に行うことは想像以上に難易度が高い作業です。最初は記録係(板書係)から始めて実践を繰り返していくとよいでしょう。もちろん,ホワイトボードの代わりに模造紙などを壁に貼ってメモすることも可能です。

発言者ごとに描いたり,比較検討をしたりできるよう表を取り入れてみるのもおススメです。発言者ごとに記録していくと,発言量の差が一目でわかるので,発言が少ない人にコメントを促すことにより全員が話し合いに参加できるようになります。

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イラストや図をムリに入れる必要はありませんが,例えば「よいアイデアが出たので,ぜひ今後も検討していきたい」といった話が出た場合には,その部分が目立つように「アイデア」をイメージさせるイラストを添えるのもよいでしょう。「今後検討が必要な難しい課題」が生まれた時には,困っている表情を添えてもよいかもしれません。

また,注目を集めるために吹き出しも活用できます。吹き出しで描いた決定事項には,「がんばるぞ!」という意気込みが伝わるような表情,疑問点や積み残しの課題には「困った」表情を添えることで,無機質な記録が感情を持った記録へと変化します。内容に合わせたちょっとした工夫の活用で,議論のポイントがより伝わりやすくなるでしょう。

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会議での記録も普段の記録と大きな違いはありません。大事なことは議論や話の内容を可視化することです。言語化しにくい感情などの情報を表現できるグラフィックレコーディングは,その手助けになります。ぜひ会議や打ち合わせの場でも活用してみてください。

(つづく)

福岡女子大学社会人学び直しプログラム コーディネーター

小売業,情報サービス企業で会社員として店舗企画,人材開発などの業務に従事する傍ら、産業能率大大学院総合マネジメント研究科を修了。2014年より現職。現在は、グラレコの普及活動や多様な働き方を応援するコミュニティ「キャリアバラエティ」の運営を手掛ける。