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第3217号 2017年3月27日


【寄稿特集】

勤務表に愛を込めて
師長に聞く“永遠のベストセラー”の考え方・作り方


 「休みの希望は通っているか?」「夜勤は誰と一緒か?」「連続勤務はどのくらいか?」……などなど,スタッフからの関心が非常に高い勤務表。発表すると皆が飛びつくように見ることから“永遠のベストセラー”とも言われる勤務表の作成は,看護師長の重要な仕事の一つです。しかしながら,看護の質を担保しつつ,スタッフ一人ひとりの希望に応え,全員が納得できるような勤務表を作成することは至難の業です。「看護師長になったばかりのころは,勤務表を作るだけで精一杯だった」という話も耳にします。

 そこで本紙では,現任の看護師長の皆さんに,自らの経験をもとに,勤務表作成におけるTipsをご紹介いただきました。

辻井 しず
上山 香代子
上村 美穂
吉田 仁美
加藤 千景
宮子 あずさ


辻井 しず(藤田保健衛生大学病院 腎内科病棟看護師長)


Tips 1 勤務表は,組織(病院)の発展とスタッフの自己実現を握る鍵

 勤務表は,労務管理表と言い換えることができます。つまり,勤務表作成は労務管理の基本である「病院と従業員の相互信頼」や「雇用の安定」の鍵を握る,「組織(病院)の発展」と「スタッフの自己実現」を叶える重要な仕事と言っても過言ではありません。過去から現在に至るまで,勤務表は“永遠のベストセラー”。それだけ働くスタッフにとっては関心の高いものです。それもそのはず,それが彼らの幸せを左右するのですから。

Tips 2 勤務表そのものが医療の質

 私たちがぶれてはいけない部分は,患者の安全だと断言できます。安全の確保が私たち看護師の使命であることは,同じ資格を持った看護師であれば理解に難くないでしょう。スタッフとその思いを共有した上で,勤務希望を優先します。
 一般に勤務表は縦軸にスタッフ,横軸に日付で組まれると思います。縦軸はセクションの看護力を示すもの,横軸はスタッフ個々のものと心得て,患者の安全を考えた縦軸と,スタッフの幸せを考えた横軸のバランスを取るように心掛けましょう。

①患者の安全を考えた縦軸
 スタッフの能力は,おのずと患者の安全に影響します。各自の能力を考えれば,早出や遅出などの勤務をつけることによって,人数で総看護力を高めることができます。例えば,病棟で早朝採血が多い日には早出勤務で増員すると,看護師からはもちろん患者さんからも喜ばれ,愛される勤務表になります。

②スタッフの勤務希望を叶える横軸
 当院では必ず4連休を取ることを推奨しています。ワークライフバランスを実現するためにも,まとまった休暇は効果的です。

③人間関係を考えた組み合わせ
 日頃からの目配りで,スタッフの人間関係を把握することが必要です。良好な人間関係の構築は日常の管理業務であり,楽に勤務表を作成するための礎ではないでしょうか。

Tips 3 「みんな平等」は自己満足

 「みんな平等に……」とつい考えがちですが,スタッフ各自の年齢,ライフスタイルによって,勤務に求めることも違ってきます。ライフステージによって優先すべきものが変わるのですから,それは当然のことです。ですから,「みんな平等」はスタッフの満足ではなく,作る側の自己満足にすぎません。

 例えば,長期連休取得か短期休日の頻回取得か,長時間シフトが体力的にこたえる,土日よりも平日に休みが欲しいなど,それぞれのニーズを把握します。時には希望の休日に何をしたいのかを聞いてみます。遠方への旅行なら+αの休日をつけたり,近所で人と会う程度の用事なら午前中の半日シフトも可能だったりするかもしれません。また,抜き差しならない事情で勤務変更が生じることもあるでしょう。その場合にもきちんと事情を説明し,変更に応じてくれたスタッフの翌月の休みを増やすといった配慮をし,それを他のスタッフにも理解してもらうことが大切です。そして,勤務表作成時にはスタッフ一人ひとりの顔を思い浮かべてください。スタッフ各自のニーズの把握とコミュニケーション,説明と同意(IC)。患者看護と同じですね。

●ひと言メッセージ

 上記は自論も含みますが,多くは先輩看護師長や上司,研修先の講師に教わったことです。自分一人の力には限界があります。いろいろな人にヒントをもらい,また経験してみて初めて,自分なりの“愛される勤務表”が作れるようになると思います。頑張ってください。


上村 美穂(川崎市立多摩病院 脳神経外科・内科病棟 看護師長)


Tips 1 偏りのない勤務でスタッフの士気を上げる

 どんなに一生懸命作った勤務表であっても,作成時のうっかりミスはスタッフの士気に大きな影響を与えます。時々聞くのが,「リーダーを取れる人がおらず,急きょ勤務を変更しなければならない」「日勤者が新人ばかり」「夜勤者が一人足りない日がある」ということに後から気が付いたり,時にはそれをスタッフに指摘されたりするケースなどです。急な勤務変更はもちろん,勤務者の偏りもスタッフの士気を下げる原因になります。

 私は1日の勤務帯ごとに書き出しを行い,最終確認をしています。少し手間は掛かりますが,そうすることで,各チームにリーダーを取れる人がいるか,勤務者の偏りや人数の間違いがないか,委員会参加者や時短勤務者ばかりで夕方にほとんど人がいないということがないかなどが一目瞭然になります。また,「なぜか今日はメンバーが多い」といった無駄も絶対に起きません。信頼できる安定した勤務表はスタッフの士気を上げることにもつながっていきます。

Tips 2 休み希望はスタッフにとって楽しみの一つ! 制限ばかりを設けず柔軟に

 休み希望が通っているかどうかは,スタッフにとって最重要ポイントです。休みを希望する際の制限が多過ぎると,これまたスタッフのやる気は損なわれてしまいます。

 私は,スタッフ自身が考えながら休みの希望を入れることができるよう,制限は極力少なくしています。勤務表作成に当たって一日何人まで休みが取れるのかを伝えた上で,「チーム内で休みが重なり過ぎないように」「リーダーを取れる方の重なり過ぎに注意」などの条件を提示する程度にとどめています。ルールさえ守れば希望が必ず通るということがスタッフに伝われば,自分たちで調整をしたり,仲間を思いやったりすることができるようになってくるものです。「希望は通せなかったけれど,その代わりに三連休をつけてあげた」といった独り善がりは,禁物です。

Tips 3 大切な休暇に出勤させることはご法度!

 病棟会などのように基本的に全員参加の会議もあり,休みに出勤せざるを得ないことはあります。ただ,個人が担当している委員会などの会議がある日は必ず勤務にし,休みや夜勤明けに出勤させることがないようにしています。受け持ちをしていると負担も多くなるため,遅出勤務など会議に出席しやすい工夫を可能な限り心掛けています。勤務表作成時に,予定表を確認することはもちろんですが,スタッフ各自がしっかりと管理をしていけるようにすることも重要です。

●ひと言メッセージ

 勤務表作りで大切なことは,当然患者さんの安全確保です。しかし,正論ばかり伝えてもスタッフのモチベーションは上がりません。スタッフから「神のような勤務表で驚いた」とのメッセージをもらったときには,私自身のモチベーションも上がったものです。うまく作れるようになると,勤務表作りは意外と楽しいものです。スタッフ一人ひとりを大切にしていることが伝わるような勤務表を作っていきたいですね。


加藤 千景(刈谷豊田総合病院 整形外科病棟師長)


作成する上で気を付けているポイント
Tips 1 患者の安全・安心を守れるか

 病棟師長にとって大切なのは,何と言っても患者の安全を守ることです。医療安全の観点から,スタッフが身体的にも精神的にも健康な状態で,看護実践ができる調整を心掛けています。また,力量に偏りがないように留意し,想定外の事態にも対応できる準備をしています。

Tips 2 スタッフの生活を守れるか

 仕事だけでなく,プライベートの充実も図れるよう,休日出勤や連休数などに偏りがないように配慮しています。個々のスタッフの生活基盤が安定していることが,看護の質にも大きな影響を及ぼすため,生活スタイルに合わせた希望については,なるべく沿うようにしています。

Tips 3 スタッフの成長を促しているか

 日勤は,各チームに必ず役割モデルとなるスタッフを配置しています。それにより後輩にとっては良い看護実践を学べる機会となりますし,先輩にとっても役割を意識し,より良い看護実践を行えるように成長する機会になることを期待しています。

こうすると失敗しない秘訣
Tips 1 夜勤の組み方には注意

 重要なポイントは,何と言っても夜勤です。少ない人数で多くの患者を看るため,スタッフ間の人間関係が大きく影響します。多少ぎくしゃくした関係性であっても,日勤帯であれば,大人数にまぎれてやりすごすこともできます。しかし,夜勤では必ずコミュニケーションを取らなければならず,緊張を強いられます。また,コミュニケーションの取りづらさから報告や相談が遅れ,患者の安全に影響を及ぼす危険は避けたいところです。スタッフ間の関係性を考えた夜勤配置にしたほうが良いでしょう。

Tips 2 連続日勤は3日まで

 看護師の多くは不規則な生活に慣れているため,毎朝早く起きることを苦痛に感じており,日勤が3日続くと「3日勤だよ」という落胆に変わります。勤務表の性質上,連続日勤は必要ですが,休みを組み込みつつ,連続3日までにすることで,スタッフのモチベーション維持には効果があると感じています。

Tips 3 連休は必ずつける

 必ず連休を入れることで,スタッフが休みを有意義に使えるようにしましょう。休むときは休むというリズムをきちんとつけさせることで,オンオフの切り替えがうまくいくと考えられます。

●ひと言メッセージ

 患者にとって安全な勤務配置であることはもちろん,スタッフが笑顔で働くためにも,健やかな休日が過ごせる勤務表を作成できるよう頑張ってください。しかし,勤務表の作成には,医療法・診療報酬制度,労働法の側面から適正な勤務表になっていることも必要です。困ったら一人で悩まず,先輩師長や法令知識に詳しい事務職員などからどんどん指導を受けてください。一緒に頑張りましょう。


上山 香代子(福井大学医学部附属病院 看護部PNS担当看護師長/統括看護師長)


Tips 1 勤務表はスタッフのワークライフバランスの原点

 シフトのない勤務であれば,生活リズムは安定し,家族と共有する時間が増え,先の予定も立てやすいと思います。しかし,看護師のような交代制勤務では,生体リズムの乱れや生活リズムのズレなどから,家族との時間が減り,先の予定も立てにくくなります。個々のスタッフの後ろには家族が存在し,さまざまな事情を抱えて生活しています。勤務調整がうまくいかないと,家族からの理解が得られず,優秀な人材が辞めるきっかけにもなりかねません。

 交代制勤務のスタッフは,自分や家族の予定を確認した上で勤務希望を師長に提出しますが,当然その後にも用事は舞い込んできます。スタッフはその都度タイムマネジメントを行って隙間時間を創出し,身を削りながら家族の予定行事や地域貢献活動などに参加しています。師長は,スタッフの家庭事情を把握し,仕事と生活(家庭)が両立できる「働きやすさ」を確保した勤務表を作成することが大切です。そうすることで,自主性を持って意欲的に能力を発揮できる「働きがい」のある職場環境につながります。

Tips 2 勤務希望はスタッフ間の協力が必須

 勤務希望は,個々のスタッフが秩序を守り配慮し合いながら構成されるため,スタッフ間の協力は欠かせません。そのため,希望を出した者だけが一人勝ちするという状況にならないよう,公平に作ることが重要です。その上で,勤務希望は可能な範囲で全て網羅して作ることを心掛けています。

 希望理由を大まかに知っておくことも大切で,理由がわかっていれば,希望日が重なって調整が必要になった場合に,勤務代替案を希望者に提案することもできます。委員会や研修会の参加,体調管理や人材育成など,個々のスタッフの状況も念頭に置き,希望を受け入れて作成しましょう。また,スタッフ間の協力は「お互いさま」の精神で,勤務希望をカバーし合うことができる職場風土になれば,組織のロイヤリティも高まると思います。

Tips 3 自分だったらどうかをイメージしながら作成する

 日々の勤務メンバーの力量(状況判断,迅速な対応,報告ができるリーダー看護師の有無など)に偏りがないように,全体のバランスを考えます。自分(作成者)だったら,「この夜勤の間隔は大丈夫か」「その日のメンバー構成で働けるか」などをイメージしながら作成します。

 また,土日・祝日,夜勤の場合は構成人数が一定ですが,ウイークデーの日勤構成人数は多かったり少なかったりと,ふぞろいになってしまうときもたびたびあるのではないでしょうか。ウイークデーにもきちんと必要人数を確保した上で,それ以上の勤務者は余剰と見なし,人材資源の有効な活用を考えることも大切です。余裕があるときには,日頃は時間外に行われがちな委員会や係の作業時間を勤務中に確保できるよう配慮してみてはどうでしょうか。

●ひと言メッセージ

 勤務表には作成者の思いや配慮,期待と応援メッセージを盛り込みます。そうすることによって,完成した勤務表に対する責任とスタッフへの親心が芽生えてきます。「日々の業務がうまく展開しているか」「メンバー構成は良かったか」「個へのメッセージは届いているか」など,スタッフへの関心が一層高まります。そして,その評価を次回の勤務表の作成に生かすことが重要です。


吉田 仁美(兵庫県立尼崎総合医療センター 呼吸器内科看護師長)


Tips 1 スタッフ一人ひとりのワークライフバランスを大切に!

 仕事と生活のバランスが良ければ有効な時間が過ごせ,モチベーションアップにつながります。逆に,仕事優先となれば,疲労やストレスが蓄積され,仕事へのやりがいが見いだせずに疲弊してしまいます。

 「連続勤務は難しい」「連続勤務になってもいいから,休み希望を通してほしい」など,勤務形態の希望はさまざまです。また,趣味や自己研鑽の時間の確保,子どもの学校行事など,スタッフ一人ひとりが大切にしていることも違います。スタッフの生活背景やニーズを知るためにも,日頃からコミュニケーションをしっかり図ることが大切だと思います。スタッフを知ることは,ワークライフバランスの取れた勤務計画,さらにはより良い職場環境や信頼関係の構築につながります。

Tips 2 安全確保!

 勤務希望を優先するために,必要人数を確保できず,安全な看護の提供ができなくなっては本末転倒です。スタッフの労務管理はもちろんですが,患者の安全を守ることが第一です。スタッフの勤務希望を最大限に取り入れながら,スタッフ・患者の安全確保は必須です。

Tips 3 平等に!

 Tips 1,2を念頭に置き,勤務表作成を平等に行っていきます。作成の流れ・ポイントは,以下の通りです。

①委員会や研修などの月間行事を組み入れた予定表に,勤務希望を直接書き込む

②土日の連休を月に1回は必ず組み入れる

③希望日前後が夜勤入りや明けにならないよう,夜勤から組み入れていく

④希望が重なっている日にちから日勤者を確保し調整する

⑤スキルバランスを考えると同時に,性格の合わないスタッフ同士を組み合わせると業務に支障を来す場合がある点にも留意する

●ひと言メッセージ

 看護師長になると,重要な役割を担うことが多々あると思います。その中の一つに,スタッフが生き生きと働き続けられる勤務表作成も挙げられます。全員が満足する勤務表作成には悪戦苦闘しますが,うまく組めれば楽しいものです。“永遠のベストセラー”とも言われる勤務表が,最高傑作となるよう一緒に頑張りましょう!!

【特別寄稿】

魂の勤務表

宮子 あずさ(東京女子医科大学大学院)


 私が勤務表を作っていたのは,看護師長をしていた7年間。最後の勤務表を作って8年が経ちます。看護師が11~13人の小さな精神科病棟で,最初は三交代,途中から二交代の交代勤務の病院でした。

 私が担当していたのは新人が入らない部署で,当時は三十代の女性看護師が多くを占めていました。家族がいる人も多く,毎月休み希望はかなり多かったんですね。この状況で私は,休み希望の制限は全くしませんでした。看護師長になったとき,みんなに聞いたんです。休み希望を制限してバランスの良い勤務表を作るか,制限しないで連勤御免の勤務表を作るか,どちらが良いか。結果は圧倒的に後者の希望が多かったので,そちらに従いました。

 実際は,あの人員では,希望を制限したところでろくな勤務は組めなかったでしょう。それをさもできるかのように選ばせた私は,悪党です。あのプロセスで大事だったのは,何かを得るためには何かを捨てるのだと,みんなで腹をくくることでした。

 ともあれ,休みたい日に休みをつけることには,粉骨砕身努力しました。管理者として私はたくさんの誤りを犯しましたが,いい加減に作った勤務表は1枚たりともありません。言わば“魂の勤務表”。今もかけがえのない思い出です。

Tips 1 希望を締め切ってからすぐに作る

 希望が締め切られてから勤務表が出るのを待つ間に,みんなの感情は高まります。一方で,ない袖は振れず,寝かしておいたからといって希望が減るわけもなし。組むのに苦労するときほど,さっさと作ってさっと出し,後の調整に時間を掛けてもらいました。

Tips 2 希望が多い人がきつくなるように組む

 限られた休みの日数の中で,連休を希望したら前後に連勤がつく。これはやむを得ません。報復的と思われるかもしれませんが,連休を希望しない人にしわ寄せがいったら,職場の和が乱れるでしょう。

Tips 3 気兼ねなく嘆いてもらう

 頭がはげそうなほど悩んで勤務表を出しても,皿のようにして見るまなざしの先には,必ず不具合が潜んでいます。また,誰もが満足する勤務表はあり得ません。出来上がった勤務表は帰宅直前に出し逃げ。自分がいないところで嘆いてもらいましょう。言うだけ言えば,たいていの人は気が済むのです。

●ひと言メッセージ

 一気に作り,出して逃げよ。